Mit dem Ziel, möglichst viele historische Dokumente und Informationen vor dem Verlust zu bewahren, haben wir damit begonnen, ein Archiv aufzubauen. Dabei sind wir hundertprozentig auf die Mitarbeit der Gymnicher Bürger angewiesen, die solche für uns interessanten Objekte besitzen.

An dieser Stelle ist es wichtig zu erwähnen, dass diese Objekte nach der Archivierung keinesfalls unbedingt in den Besitz des Heimatvereins übergehen. Vielmehr liegt es allein beim Besitzer, inwieweit er uns Zugang zu diesen Archivalien gewährt. Dies kann in folgender Art und Weise geschehen:

• Zeitlich befristete Leihgabe
  Hierbei leiht der Besitzer dem Heimatverein die Objekte für einen befristeten Zeitraum aus, bis dass die Erfassung im Archiv erfolgt ist. Danach werden sie umgehend dem Besitzer zurückgegeben.
• Dauerleihgabe
  Hierbei stellt der Besitzer dem Heimatverein die Objekte für einen unbefristeten Zeitraum zur Verfügung. Jedoch können Bedingungen genannt werden, bei denen die Objekte an den ursprünglichen Besitzer zurückgehen. Dies könnte beispielsweise bei einer Auflösung des Heimatvereins der Fall sein.
• Eigentum Heimatverein Gymnich
  Die Objekte gehen dem Heimatverein ohne zeitliche Beschränkung zu. Dies kommt prinzipiell einer Schenkung gleich.

Zunächst einmal unterscheiden wir zwei Dinge im Bezug auf unser Archiv:

1. Physikalisches Archiv
   Hierbei handelt es sich um einen Raum, in dem alle Archivalien, also alle archivierten Objekte unseres Heimatvereins, gelagert werden. Hierbei sind lediglich alle Gegenstände gemeint, also z.B. Fotos, Bilder, Dokumente und alle anderen Arten von Objekten, jedoch keine elektronischen Dateien.
2. Elektronisches Archiv
   Das elektronische Archiv erfüllt zwei Aufgaben.
   Zum einen ist es eine Datenbank in Form eines sog. "Dokumentenmanagementsystems" (DMS), in dem alle Archivalien elektronisch erfasst und abgespeichert werden, nachdem diese eine Archivnummer zugewiesen bekommen haben. Diese elektronische Erfassung ermöglicht eine systematische Einordnung und Kategorisierung der Objekte. Dadurch lassen sie sich sehr einfach identifizieren bzw. wiederfinden und man kann alle verfügbaren Informationen zusammen mit jedem Objekt abspeichern. Hier werden alle Archivalien erfasst; sowohl befristete Leihgaben, Dauerleihgaben als auch Objekte, die in unser Eigentum übergegangen sind.
   Zweitens ist dieses elektronische Archiv der Speicherort für alle Archivalien, die wir an die Besitzer zurückgegeben haben. Im Falle von Fotos, Dokumenten etc. werden diese also eingescannt und die Dateien anschließend hier abgespeichert. Handelt es sich um Objekte, die nicht gescannt werden können, werden sie fotografiert und die digitalen Fotos ebenfalls hier abgespeichert. Danach werden dann auch diese Objekte im DMS erfasst.

Jedes archivierte Objekt wird mit Hilfe eines Aufklebers mit einer Archivierungsnummer versehen, der möglichst unscheinbar auf der Rückseite angebracht wird. So kann man einerseits jederzeit erkennen, welche Objekte bereits erfasst sind, und andererseits ist jedes erfasste Objekt eindeutig identifizierbar und man kann mit Hilfe der Datenbank die vorhandenen Informationen abrufen.

Anzahl der archivierten Objekte (Stand: Oktober 2009): 85